Zo gaat Boekfiks om met je gegevens.

Je account en bedrijfsgegevens

Bij het aanmelden worden je naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, KvK-nummer, adres, pakketkeuze en eventuele btw-identificatie opgeslagen. Die gegevens worden gebruikt voor je account, bedrijfsomgeving, pakketbeheer en de afstemming van activering en betaling. Je e-mailadres wordt in deze versie nog niet per e-mail geverifieerd.

Je administratie

Je boekingen, bankmutaties en geüploade documenten worden bewaard in de opslag van deze website op Cloudflare. De toegang wordt bij elke aanvraag op de server gecontroleerd. Andere klantaccounts kunnen deze gegevens niet opvragen. De beheeromgeving toont bedrijfsgegevens, pakket, status en gebruik; zij biedt geen toegang tot de boekingen of bonnen van andere bedrijven.

AI-scans met OpenAI

AI-scannen maakt je administratie niet openbaar. Als je een AI-scan start, worden het gekozen document, de relevante grootboekrekeningen en de benodigde instructies via een versleutelde HTTPS-verbinding naar de OpenAI API gestuurd om een boekingsvoorstel te maken. OpenAI gebruikt API-gegevens standaard niet om AI-modellen te trainen, tenzij de API-klant expliciet kiest voor het delen van gegevens voor dat doel. Handmatig boeken is ook mogelijk. AI-scans moeten eerst door de beheerder worden geactiveerd en jij controleert en bevestigt ieder scanvoorstel.

Boekfiks schakelt het opslaan van het scanantwoord als API-respons bij OpenAI uit. Dit is geen garantie dat OpenAI helemaal niets bewaart: voor beveiliging en misbruikcontrole kunnen gegevens standaard tot 30 dagen worden bewaard, of langer wanneer wetgeving of bescherming tegen schade dat vereist. Het originele document en het scanvoorstel blijven in je afgeschermde Boekfiks-administratie bewaard. Lees de gegevensvoorwaarden van de OpenAI API.

Wachtwoorden en sessies

Je wachtwoord wordt als een gezouten scrypt-hash opgeslagen, niet als leesbare tekst. Het account gebruikt een beveiligde sessiecookie die alleen via HTTPS wordt verstuurd en niet door browser-JavaScript kan worden gelezen. De cookie is nodig om je ingelogd te houden. Inlogpogingen worden begrensd. Een wachtwoordwijziging beëindigt de overige sessies.

Bewaren en aanpassen

Documenten verdwijnen niet als een maandlimiet wordt bereikt of een account wordt geblokkeerd. Je kunt je bedrijfsprofiel in een actieve administratie aanpassen. Je kunt je volledige boekhouding exporteren. Automatische verwijdering van accounts en een automatische bewaartermijn zijn nog niet ingericht. Boekfiks vervangt je eigen bewaarbeleid en controle door een boekhouder niet.

Huidige dienstverlening

Aanmeldingen en pakketwijzigingen worden door de beheerder behandeld. Er is nog geen automatische incasso, betaalintegratie of e-maildienst voor accountverificatie en wachtwoordherstel gekoppeld. Boekfiks dient op dit moment geen belastingaangiften in. Voor verdere uitrol moeten de afspraken over dienstverlening en gegevensverwerking passend bij het gebruik worden vastgelegd.